A Defensoria Pública da Paraíba (DPE-PB) publicou no Diário Oficial Eletrônico (DOE) desta terça-feira (15) a Portaria nº 970/2024, que regulamenta o uso do sistema PBdoc como a plataforma oficial de gestão eletrônica de processos administrativos e documentos na instituição. O sistema estará disponível para todos os setores a partir do dia 16 de outubro de 2024.
Conforme a portaria, o PBdoc será inicialmente utilizado pelos setores cujos servidores já participaram do treinamento presencial realizado nos dias 25 e 27 de setembro, na sede administrativa da Defensoria Pública. As credenciais de acesso ao sistema (login e senha) foram enviadas previamente aos e-mails institucionais dos servidores.
Durante o período de adaptação, a equipe de Tecnologia da Informação (TI) da DPE-PB oferecerá suporte contínuo para garantir a correta tramitação de documentos e processos. A Portaria também orienta que o setor de Protocolo deverá digitalizar e cadastrar todos os documentos recebidos, encaminhando-os eletronicamente para os setores competentes por meio do sistema.
REGRAS DE USO E SEGURANÇA – A portaria proíbe o compartilhamento de logins e senhas individuais entre os usuários, como medida de segurança. Além disso, caso um servidor seja transferido para outro setor, o novo gestor deve comunicar oficialmente a mudança ao setor de TI, para garantir a correta atualização da lotação no sistema PBdoc.
Outro ponto destacado é a exigência de que todos os documentos físicos anexados aos processos sejam digitalizados no formato PDF pesquisável, assegurando a eficiência e padronização da tramitação documental.
ACOMPANHAMENTO DIÁRIO OBRIGATÓRIO – Os servidores deverão acessar o PBdoc diariamente, a fim de acompanhar a tramitação dos processos e documentos nas suas respectivas mesas digitais. Lembrando que o acesso ao PBdoc será restrito a defensores e servidores. Não serão concedidos logins a estagiários.
NOVO TREINAMENTO – Por meio do convênio com a Escola de Serviço Público do Estado da Paraíba (Espep), um novo curso será realizado nos dias 23, 25, 30 de outubro e 4, 6, 8 e 11 de novembro. Todos os servidores da Defensoria Pública, sobretudo aqueles que tramitam processos administrativos, devem participar do treinamento, que ocorrerá na modalidade virtual. Diferente da capacitação anterior, esta será mais completa e aprofundada. Para se inscrever, acesse o link.
A implantação do PBdoc faz parte do esforço contínuo da Defensoria para modernizar a gestão documental e otimizar o fluxo de trabalho administrativo. Com essa medida, a instituição reforça seu compromisso com a eficiência e a transparência na prestação de serviços.
A Portaria nº 970/2024 já está em vigor e pode ser consultada na íntegra pelos servidores no portal da DPE-PB.
Por Larissa Claro
Foto: Divulgação Codata
